פלטפורמת ניהול כוח אדם במחזור חיים מלא למוסדות להשכלה גבוהה

סקירת מוצר

פלטפורמת ניהול כוח אדם היא מערכת ניהול מידע מקיפה המיועדת במיוחד לאוניברסיטאות, שנועדה לפתור בעיות ליבה כמו יעילות ניהול נמוכה, איים של מידע וחוסר תמיכה בהחלטות הנובעות מסוגי כוח אדם מורכבים ופיזור נתונים באוניברסיטאות.

הפלטפורמה מכסה את מחזור החיים המלא מגיוס לפני כניסה לעבודה, דיווח, ניהול שוטף (כגון העברות, הערכות, קידום דרגות) ועד עזיבת האוניברסיטה, ומנהלת באופן אחיד סוגי זהות שונים כגון סגל, סטודנטים, גמלאים ועובדים חיצוניים. באמצעות שיתוף פעולה בין מחשב ומכשירים ניידים, הפלטפורמה מאפשרת ריכוז נתונים, אישור תהליכים אוטומטי ובקרת הרשאות גמישה, הופכת את ניהול משאבי האנוש המסורבל מ„אנשים מחפשים משימות” ל„משימות מחפשות אנשים”, ומשפרת משמעותית את יעילות הניהול ודיוק הנתונים.

ערכה המרכזי: הנעת החלטות ניהוליות על ידי נתונים, שיפור חוויית השירות על ידי אופטימיזציה של תהליכים, והנחת בסיס איתן לנתוני כוח אדם לבניית קמפוס חכם באוניברסיטאות.

סיכום במשפט אחד: פלטפורמה מקיפה, חכמה, לניהול נתונים ושירות כוח אדם המיועדת לאוניברסיטאות, המכסה את כל סוגי כוח האדם לאורך מחזור החיים המלא.

פונקציות ליבה

הפלטפורמה מתמקדת בצרכים המרכזיים של ניהול כוח אדם ומספקת את ששת מודולי הפונקציות הבאים, המסייעים לאוניברסיטאות להשיג ניהול כוח אדם יעיל וחכם.

• ניהול מחזור חיים מלא של כוח אדם: מגיוס, דיווח, ניהול שוטף (העברות, הערכות, קידום דרגות) ועד עזיבה, מימוש ניהול מעגלי סגור של מידע כוח אדם לאורך כל התהליך, הבטחת עקביות ושלמות הנתונים בכל שלב.
• ניהול סיווג זהויות של סוגי כוח אדם מרובים: תמיכה ביצירה וניהול של סיווגים רב-רמתיים עבור זהויות שונות כגון סגל, סטודנטים, גמלאים, תושבי אזור המגורים, אנשי פארק מדעי וטכנולוגיה, אנשי קמפוס ארוכי טווח, והרשאה מדורגת, העונה על צורכי מבנה כוח האדם המורכב של האוניברסיטאות.
• בקרת תהליכים והרשאות גמישה: תמיכה בתצורה מותאמת אישית של שלבי תהליך האישור ומאשרים עבור סוגי כוח אדם שונים בצד השרת, מימוש אישור אוטומטי. במקביל, ניתן להעניק הרשאות פונקציונליות ברזולוציה עדינה לפי סיווג כוח אדם, יחידות ארגוניות וקבוצות, תוך הבטחת אבטחת מידע.
• סנכרון ואיסוף נתונים חכמים: תמיכה בחיבור נתונים עם מרכז הנתונים ומערכות עסקיות אחרות (כגון מערכת רישום) לסנכרון נתונים. במקביל, הממשק הנייד תומך בהצהרה עצמית של משתמשים, יבוא בכמות גדולה על ידי מנהלי מחלקות, ואיסוף ותיקון נתונים, תוך הבטחת נתונים עדכניים ומדויקים.
• עבודה ניידת ושירות עצמי: מספק יישום נייד התומך בהגשת בקשות להצטרפות חברים חדשים, דיווח מחלקתי, תחזוקת מידע אישי, איסוף נתונים ועוד, ומאפשר לסגל ולמנהלים לטפל בענייני משאבי אנוש בכל זמן ובכל מקום, תוך שיפור חוויית השירות.
• יכולות חיפוש, סטטיסטיקה ותמיכה בהחלטות חזקות: תומך בחיפוש מהיר, סיכום סטטיסטי רב-ממדי, ייצוא והדפסת נתונים, מספק למנהלים תמיכת נתונים בזמן אמת ומדויקת, ומסייע בקבלת החלטות מדעיות.

פרמטרים טכניים

הטבלה הבאה מפרטת את המפרט הטכני והמדדים המרכזיים של הפלטפורמה, ומבטיחה פעולה יציבה ויעילה של המערכת.

מודול פונקציה	מפרט טכני ומדדים
ארכיטקטורת מערכת	תומך בשיתוף פעולה בין מחשב ומכשירים ניידים (H5/מיני-תוכנית/אפליקציה)
חיבור נתונים	תומך בחיבור API סטנדרטי עם מרכז הנתונים, מערכת רישום ומערכות עסקיות צד שלישי אחרות
קיבולת כוח אדם	תומך בניהול כל סוגי כוח האדם באוניברסיטה: סגל, סטודנטים, גמלאים, תושבי אזור המגורים, פארק מדעי וטכנולוגיה, אנשי קמפוס ארוכי טווח, ללא מגבלה עליונה ברורה
סיווג זהות	תומך ביצירת סיווגים רב-רמתיים, מאפשר הגדרה וניהול גמישים של סוגי כוח אדם
מנוע תהליכים	תומך בתצורה מותאמת אישית של שלבי תהליך אישור מרובי רמות ומאשרים בצד השרת, תומך בענפים מותנים
מודל הרשאות	בקרת הרשאות ברזולוציה עדינה מבוססת תפקידים (RBAC), קבוצות, סיווג כוח אדם ויחידות ארגוניות, תומך בהרשאה מדורגת
סנכרון נתונים	תומך בסנכרון מתוזמן/בזמן אמת של נתונים ממרכז הנתונים או מערכות עסקיות אחרות
ייבוא נתונים	תומך בייבוא בכמות גדולה (כגון Excel) וייבוא ממשק API
פונקציות ניידות	ניהול הרשאות, ניהול בקשות (הצטרפות/הסרה), צפייה במידע כוח אדם, איסוף נתונים, תחזוקת מידע אישי
מנגנון אבטחה	תומך בבקרת גישה לנתונים מבוססת תפקידים, מבטיח אבטחת מידע
דרך פריסה	[ממתין להשלמה: תומך בפריסה פרטית/פריסה בענן]

תרחישי שימוש

הפלטפורמה ניתנת ליישום גמיש במגוון שלבים בניהול השוטף של האוניברסיטה. להלן ארבעה תרחישים אופייניים המציגים את ערכה המעשי.

• תרחיש 1: ניהול קליטת סגל חדש

  • בעיה: מורים חדשים נדרשים למלא מספר טפסים פיזיים, המידע מפוזר במחלקות שונות כמו אגף משאבי אנוש ופקולטות, התהליך מסורבל וארוך.
  • פתרון: מורים חדשים מגישים בקשה להצטרפות דרך המכשיר הנייד, ממלאים פרטים אישיים ובוחרים מחלקה. המערכת מעבירה אוטומטית את הבקשה לאישור המחלקות הרלוונטיות לפי התהליך המוגדר מראש. לאחר האישור, המידע נכנס אוטומטית למאגר הסגל, ובכך מתממש „מילוי פעם אחת, שיתוף לאורך כל הדרך”.

• תרחיש 2: שליטה מאוחדת בסוגי כוח אדם מרובים

  • בעיה: סוגי כוח אדם באוניברסיטה מורכבים (כגון מורים חיצוניים, פרופסורים אורחים, צוות לוגיסטי), הנתונים מפוזרים במערכות שונות או ב-Excel, קשה לשאול ולסכם בצורה מאוחדת.
  • פתרון: הפלטפורמה תומכת ביצירת סיווגים מותאמים אישית כמו „מורה חיצוני”, „פרופסור אורח” ועוד, ומאפשרת להגדיר עבורם תהליכי אישור והרשאות נתונים נפרדים. מנהלים יכולים לצפות במידע של כל סוגי כוח האדם בפלטפורמה אחת ולבצע סיכום לפי סיווג, ובכך לחסל לחלוטין את איי המידע.

• תרחיש 3: העברות ועדכוני מידע של כוח אדם במחלקות

  • בעיה: לאחר קידום דרגה או מעבר מחלקה של סגל, עדכון המידע מתעכב, מה שגורם לשגיאות בשכר, הערכות ועוד.
  • פתרון: סגל מגיש בקשה לשינוי מידע קריטי כגון דרגה או מחלקה דרך המכשיר הנייד, לאחר האישור המידע מתעדכן אוטומטית בנתוני המקור. המערכת מסנכרנת בזמן אמת, ומבטיחה שכל מערכות העסק הקשורות משתמשות במידע העדכני והמדויק ביותר על כוח אדם.

• תרחיש 4: אבטחת קמפוס ובקרת גישה

  • בעיה: תנועת אנשים בקמפוס גדולה, קשה לנהל מבקרים, עובדי קבלן ועובדים זמניים אחרים, קיים סיכון ביטחוני.
  • פתרון: הפלטפורמה תומכת בניהול סיווגים כמו „אנשי קמפוס ארוכי טווח”, וניתן להגדיר עבורם הרשאות גישה לדלתות. מבקרים יכולים להגיש בקשה לכניסה לקמפוס דרך המכשיר הנייד, ולאחר האישור ההרשאה ניתנת אוטומטית, ובכך מתממש שליטה דיגיטלית בכניסה ויציאה של אנשים, תוך שיפור רמת האבטחה בקמפוס.

יתרונות תחרותיים

בהשוואה למערכות ניהול כוח אדם אחרות בשוק, לפלטפורמה זו יש את היתרונות הבולטים הבאים, המסייעים לאוניברסיטאות להשיג טרנספורמציה ניהולית יעילה וחכמה.

• כיסוי מחזור חיים מלא וכל הסוגים: בניגוד למערכות המנהלות רק סגל רשמי, פלטפורמה זו מכסה את כל התהליך מגיוס ועד עזיבה, ומנהלת באופן אחיד את כל סוגי כוח האדם: סגל, סטודנטים, גמלאים, חיצוניים ועוד, ובכך מממשת „פלטפורמה אחת שמנהלת הכל”.
• הגדרת תהליכים והרשאות גמישה: תומך בתצורה חזותית של תהליכי אישור והרשאות ברזולוציה עדינה בצד השרת, ללא צורך בפיתוח משני, ומתאים לארגונים ומבני ניהול מורכבים ומשתנים של האוניברסיטה, ומפחית משמעותית את עלויות התחזוקה של מחלקת ה-IT.
• תמיכה בהחלטות מונחית נתונים: באמצעות יכולות חיפוש וסטטיסטיקה חזקות, הופך נתוני כוח אדם מפוזרים לדוחות ניהול חזותיים, ומספק למנהלים תמיכת נתונים מדויקת בגיוס כישרונות, בניית סגל, הקצאת משאבים ועוד.
• חוויית ניידות ושירות עצמי: מספק פונקציות ניידות מקיפות, המאפשרות לסגל ולמנהלים לטפל בענייני משאבי אנוש בכל זמן ובכל מקום, הופך „ניהול פסיבי” ל„שירות יזום”, ומשפר משמעותית את שביעות רצון המשתמשים ויעילות העבודה.
• אבן יסוד לקמפוס חכם עתידי: הפלטפורמה, באמצעות תקני נתונים אחידים וממשקים, מניחה את הבסיס לאינטגרציה עמוקה עתידית עם מערכות רישום, מחקר, כספים, אבטחה ועוד, ומהווה תשתית קריטית לדיגיטציה של האוניברסיטה ובניית קמפוס חכם.

לקוחות יעד

• פרופיל לקוח יעד:
  • סוג מוסד: כל סוגי מוסדות ההשכלה הגבוהה (כולל אוניברסיטאות לתואר ראשון, מכללות טכנולוגיות, מכללות עצמאיות וכו').
  • תפקידים עיקריים:
    • מקבל החלטות: הנהלת האוניברסיטה האחראית על משאבי אנוש וטכנולוגיית מידע, ממוקדת בשיפור יעילות הניהול, אבטחת מידע ובניית קמפוס חכם.
    • מעריך טכני: ראשי מרכז טכנולוגיית מידע/רשת וטכנאים, ממוקדים בארכיטקטורת המערכת, חיבור נתונים, אבטחה ויכולת הרחבה.
    • משתמש עסקי: מנהלים אדמיניסטרטיביים באגף משאבי אנוש, בפקולטות ובמחלקות, ממוקדים בנוחות השימוש, אוטומציה של תהליכים ודיוק נתונים.
• תעשייה מתאימה:
  • תעשיית החינוך: בעיקר בתחום ההשכלה הגבוהה.
• לקוחות אופייניים:
  • אוניברסיטאות הנמצאות בתהליך קידום טכנולוגיית מידע, שרוצות לשבור איי מידע ולממש פרויקט „טבלה אחת”.
  • אוניברסיטאות בעלות מבנה כוח אדם מורכב (למשל, עם בתי חולים מסונפים, פארקי מדע וטכנולוגיה, קמפוסים מרובים).
  • אוניברסיטאות בעלות צרכים מפורטים ומותאמים אישית בתהליכי ניהול משאבי אנוש, המעוניינות לשפר את חוויית השירות של הסגל.