מערכת קבלת הפנים של מנגשו יושמה בהצלחה באוניברסיטת הכרייה והטכנולוגיה של סין ובמוסדות אקדמיים נוספים

מערכת הקליטה של מנגשו (Mangxu) מיושמת בהצלחה באוניברסיטת הכרייה של סין ובמוסדות אקדמיים נוספים

סקירת האירוע

בתחילת ספטמבר 2024, מערכת הקליטה החכמה שפותחה על ידי מנגשו תוכנה (Mangxu Software) הופעלה רשמית במספר מוסדות אקדמיים, ביניהם אוניברסיטת הכרייה של סין, אוניברסיטת ג'יאנגסו נורמלית, המכללה הטכנולוגית המקצועית של ג'יאנגסו לבניין, אוניברסיטת שאנדונג לתחבורה, אוניברסיטת שאנדונג לפוליטיקה צעירה, המכללה המקצועית של שאנדונג למסחר, המכללה הטכנולוגית המקצועית של ג'יאנגסו למידע, והמכללה הטכנולוגית המקצועית של סוג'ואו לבריאות. המערכת הפגינה ביצועים יוצאי דופן כבר ביום הראשון לקליטת הסטודנטים החדשים, כאשר שיעור ההרשמה הממוצע בכל מוסד עלה על 90%. המהירות, היעילות והזריזות שהמערכת הפגינה בשימוש זכו לשבחים נרחבים מצד ההנהלה הבכירה, הסגל, הסטודנטים וההורים.

רקע תעשייתי וערך המערכת

עבודת קליטת הסטודנטים החדשים במוסדות אקדמיים היוותה תמיד אתגר משמעותי בניהול האוניברסיטה. תהליכי הקליטה המסורתיים כרוכים לעתים קרובות בשיתוף פעולה בין מחלקות רבות (כגון לשכת הרישום, מחלקת הכספים, מחלקת הלוגיסטיקה ומחלקת ענייני הסטודנטים), ובעיות כמו איים של מידע, הזנת נתונים כפולה ועומס בתורים באתר מטרידות זה מכבר את מנהלי המוסדות. במיוחד בשיא תקופת ההרשמה, זרם גדול של אנשים מצטופף, מה שלא רק מטיל לחץ ניהולי עצום על האוניברסיטה, אלא גם עלול לגרום לחוסר שביעות רצון בקרב הסטודנטים החדשים והוריהם.

השקת תוכנת הקליטה החכמה של מנגשו נועדה בדיוק להתמודד עם נקודות הכאב הללו. המערכת משחזרת ומייעלת את תהליך כניסת הסטודנטים החדשים באמצעים דיגיטליים וחכמים, תוך יישום ניהול דיגיטלי מלא של התהליך – מאיסוף מידע מקוון, תשלום אגרות והקצאת מעונות, ועד להרשמה פיזית, אימות זהות וקבלת ציוד. המערכת לא רק משפרת את יעילות העבודה, אלא גם משפרת משמעותית את חוויית הקליטה של הסטודנטים החדשים.

יתרונות הליבה והפונקציות של המערכת

מערכת הקליטה החכמה של מנגשו הפגינה מספר יתרונות ליבה מרכזיים ביישום זה:

1. הגברת שביעות הרצון של הסטודנטים החדשים: באמצעות רישום מוקדם מקוון, פישוט התהליך הפיזי והתראות מידע בזמן אמת, הסטודנטים החדשים והוריהם אינם נדרשים להמתין זמן רב בתורים במהלך תהליך ההרשמה, וחוויית הכניסה משתפרת משמעותית.

2. חיבור נתונים בין מחלקות: המערכת מאפשרת שיתוף נתונים ותיאום בין מחלקות האוניברסיטה, מונעת איים של מידע ועבודה כפולה, ומבטיחה דיוק ואחידות בנתונים.

3. מעקב בזמן אמת אחר סטודנטים שלא התייצבו: המערכת יכולה לספק סטטיסטיקות ותצוגה בזמן אמת של התקדמות ההרשמה. עבור סטודנטים שלא התייצבו במועד, האוניברסיטה יכולה לדעת את המצב מיד ולנקוט בצעדים מתאימים, כגון יצירת קשר טלפוני או התאמת משאבי מעונות.

4. חיסכון במשאבי אנוש, חומר וזמן: באמצעות תהליכים אוטומטיים וניהול חכם, עלויות משאבי האנוש, החומר והזמן שהאוניברסיטה משקיעה בעבודת הקליטה מצטמצמות משמעותית, ויעילות ניצול המשאבים עולה במידה ניכרת.

5. תמיכה חזקה בקבלת החלטות להנהלה: המערכת מספקת להנהלה הבכירה באוניברסיטה תמונה כוללת, עדכנית ומדויקת של עבודת הקליטה, ועוזרת למנהלים לעקוב אחר התקדמות ההרשמה בזמן אמת ולקבל החלטות מושכלות.

תוצאות היישום ומשוב משתמשים

ביישום המקביל במוסדות אקדמיים מרובים, מערכת הקליטה של מנגשו הפגינה יציבות, כאשר שיעור ההרשמה הממוצע ביום הראשון עלה על 90% בכל מוסד, ובחלק מהמוסדות אף הגיע ל-95% ומעלה. הישג זה כמעט בלתי אפשרי להשגה תחת מודל הקליטה המסורתי.

הנהלת המוסדות ציינה בדרך כלל כי מערכת הקליטה החכמה של מנגשו לא רק שיפרה את יעילות העבודה, אלא גם הציגה את הרמה המתקדמת של האוניברסיטה בבניית מערכות מידע, וחיזקה את תדמיתה הציבורית. גם הסגל, הסטודנטים וההורים העניקו למערכת שבחים גבוהים על נוחותה ויעילותה, וציינו כי היא הפחיתה משמעותית את השלבים המורכבים בתהליך ההרשמה, והפכה את הכניסה לאוניברסיטה לקלה ונעימה יותר.

מבט לעתיד

עם ההתקדמות המתמשכת של מידענות החינוך, הביקוש של מוסדות אקדמיים לבניית קמפוס חכם הולך וגדל. מנגשו תוכנה, כספקית פתרונות מידענות חינוכית מובילה בסין, תמשיך להתמקד בתחומים כמו קליטת סטודנטים חדשים, ניהול אקדמי ושירותי סטודנטים, תוך שיפור מתמיד של פונקציות המוצר ושיפור חוויית המשתמש. בעתיד, מערכת הקליטה החכמה של מנגשו צפויה להיות מיושמת במוסדות אקדמיים נוספים, ולסייע בטרנספורמציה הדיגיטלית של ההשכלה הגבוהה בסין.

במקביל, מנגשו תוכנה תשפר עוד יותר את התאימות, היציבות והרמה החכמה של המערכת בהתבסס על המשוב מהיישום הנוכחי, ותחקור אינטגרציה עמוקה עם טכנולוגיות כמו כרטיס קמפוס מאוחד, זיהוי פנים וניתוח ביג דאטה, כדי לספק למוסדות אקדמיים פתרונות קמפוס חכם מקיפים ויעילים יותר.